Электронный документооборот и его возможности

Правовой основой документов являются: обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Следующей задачей являлось выявить преимущества и недостатки электронного документирования на примере нескольких организаций. Проанализировав финансовое делопроизводство и делопроизводство в налоговой инспекции, выявили ряд преимуществ:

1. Электронный документ не является в специальном виде доставки (курьер, почта и др.)

2. У электронного документа более легкий способ поиска, нежели у бумажного.

3. Бумажные документы не могут содержать гиперссылки.

4. В электронный документ можно включить видео или картинку.

Это основные преимущества электронного документа, но помимо этих есть еще и масса других.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм. Рассматривая возможности электронного документооборота, мы, в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации. Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов.

[1] М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004. С.66.

[2] Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». М. 2006. Ст.1

[3] Федеральный закон от 27 июля 2006 г.№149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите