Технологические основы обработки конфиденциальных документов

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных сведений:

1. Прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

2. Учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

4. Рассмотрение документов руководителям! и передача документов на исполнение;

5. Ознакомление с документами исполните лей, использование или исполнение документов. (47, с.120).

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

1. Исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

2. Контроль исполнения документов;

3. Обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);

4. Систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

5. Подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).

В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

1. Инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;

2. Проверка наличия документов, дел и носителей информации;

3. Копирование и тиражирование документов;

4. Уничтожение документов, дел и носителей информации. (47, с.120).

Стадии, составляющие тот или иной документопоток, реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока (53, с.42). Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу - обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение указанных задач:

1. Централизации всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. Учета всей без исключения конфиденциальной информации;

3. Операционного учета технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта "жизненного цикла" документа;

4. Обязательного контроля правильности выполнения учетных операций;

5. Учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм;

6. Ознакомления или работы с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;